Balanced Scorecard – Cuadro de Mando Integral

Es un sistema de gestión estratégica, utilizado exitosamente en diversos sectores industriales, gubernamentales, defensa y en organizaciones sin fines de lucro, en de todo el mundo, logrando traducir, alinear y comunicar la visión y estrategia a toda su organización permitiendo:

·         Movilizar a todos sus empleados hacia el cumplimiento de la visión, misión y estrategia seleccionada.

·         Canalizar los recursos financieros, materiales y humanos hacia el logro esperado, guiando el desempeño actual y futuro de la organización.

·         Mejorar las comunicaciones internas y externas de la organización, como así también el grado de involucramiento de todos sus empleados en la estrategia mediante objetivos estratégicos, indicadores y metas de gestión.

·         Organizar los esfuerzos, habilidades, conocimientos y responsabilidades mediante iniciativas estratégicas que permitan materializar los objetivos propuestos.

BSC (Balanced Scorecard) es una sigla que se traduce al español como “Indicadores Balanceados de Desempeño ó Cuadro de Mando Integral”. Esta metodología deriva de la gestión estratégica de empresas y presupone una elección de indicadores que no debe ser restringida al área económico – financiera. Así como no es posible comandar una avión controlando apenas la velocidad, los indicadores financieros no son suficiente para garantizar que una empresa se dirija en la dirección correcta. Por estos motivos, será necesario monitorear, junto a los indicadores económicos – financieros, el desempeño de mercado, los procesos internos, la innovación y la tecnología. De este modo, los resultados financieros serán fruto de la sumatoria de acciones generadas por personas a través del uso de las mejores tecnologías, vinculación a las mejores prácticas y los procesos internos de la organización, todo esto en armonía con la Propuesta de Valor ofrecida al cliente. Esto proceso se denomina “crear valor a través de activos intangibles”. Balanced Scorecard ofrece una visión integrada y balanceada de la empresa y permite desarrollar la estrategia en forma clara. Esto se logra a través de objetivos estratégicos identificados en 4 perspectivas: financiera, clientes, procesos internos y aprendizaje e innovación.

 

Objetivos del Balance Score Card BSC

•Involucrar a todos los empleados en la ejecución de estrategias, logro de objetivos y alcance de la misión.

•Tener un solo sistema de medición de desempeño.

•Contar con un sistema con integridad: justo, objetivo, basado en datos, participativo y sencillo.

• Fortalecer la responsabilidad entre supervisores y empleados para manejar el desempeño.

• Direccionar el desempeño hacia oportunidades .

Las cuatro Perspectivas del Balanced ScoreCard

Normalmente las 4 perspectivas metodológicas son válidas para la mayor parte de las organizaciones, aunque no debe ser considerado como una estructura limitativa sino orientativa.

Perspectiva Financiera: qué objetivos de crecimiento, rentabilidad o mantenimiento debemos alcanzar para maximizar el valor de nuestros accionistas.

Perspectiva Clientes: como debemos satisfacer a nuestros clientes para alcanzar nuestros objetivos financieros.

Perspectiva Procesos Internos: cuál debe ser el nivel de calidad y eficiencia de nuestros procesos para satisfacer las necesidades de los clientes. Perspectiva

Aprendizaje y Crecimiento: que debemos hacer para aprovechar nuestros potenciales.

 

¿Cómo se expresa un BSC?

1. Un “mapa estratégico” que describe la historia de la estrategia y que muestra cómo se conectan las 4 perspectivas.

1.    Una “tabla balanceada” de objetivos, medidas, metas, iniciativas para comunicar y enfocar.

3. Un “mapa de iniciativas” o planes de acción enfocados en la estrategia

Al incorporar a todos los procesos y niveles organizacionales desde cuatro perspectivas – Financiera, Cliente, Interna, Aprendizaje y Crecimiento- ; la implementación del BSC se traduce en un Mapa Estratégico (ver Gráfico 2) de la ruta para alcanzar el éxito en el logro de los objetivos empresariales.

Para lograr ello es fundamental que se incorpore en el pensamiento de todo el personal las implicancias de la relación causa-efecto de una estrategia (ver Gráfico 3) y su directa correlación con la visión de la empresa.

Si bien la adecuada implementación del BSC constituye un paso muy importante en el proceso estratégico de una empresa, es su aplicación continua la que asegura un éxito sostenido.

¿Por qué las empresas implementan BSC?

El principal desafío de las compañías es la creación de valor agregado. Para planificar cómo crearán dicho valor, las empresas desarrollan estrategias, las cuales constituirán su posicionamiento y tendrán como objetivo alcanzar cierta situación futura.

Una encuesta realizada por Symnetics en Latinoamérica, con una muestra de 100 empresas en el año 1999, demostró que sólo el 10% de las estrategias son implementadas con éxito. La principal razón por las que el 90% de las estrategias falla es que no han sido desarrolladas lo suficiente. Esta falla se denomina “Barrera”, y puede tener diversa naturaleza:

¿Qué debe considerar una organización orientada a la estrategia?

Estrategia:

1. Tener una estrategia como principal valor de la agenda organizacional. El Balanced Scorecard permite que las empresas desarrollen y comuniquen su estrategia a toda la organización de manera clara y como base de las acciones a desarrollar.

2. Foco: concentración de esfuerzos en la consecución de la estrategia: cómo alinear los objetivos, indicadores, metas y planes de acción promovidos por el BSC, o foco en la estrategia.

3. Organización: todas las personas deberán orientarse a una actuación estratégica. El BSC permite que todos los miembros de la organización entiendan y estén alineados a la estrategia.

BENEFICIOS AL APLICAR BSC

• Las actividades están alineadas alrededor de una estrategia global y están agrupadas en categorías comúnmente compartidas
• Cada uno es responsable por su logro e incide en el del equipo.
• Cada uno conoce y entiende los objetivos claves e indicadores del negocio.
• Un sistema de mediciones mantiene a los empleados informados sobre el progreso con respecto a los resultados clave.
• Mejora la efectividad al tener una visión ejecutable de la estrategia
• Asegura resultados.
• Optimiza los recursos asignados a implementar la estratega.
• Permite que los funcionarios trabajen en forma coordinada y colaborando en busca de los objetivos de la institución.
• Acelera el tiempo necesario para agregar valor ya que permite tomar decisiones más informadas.

EMPRESAS QUE APLICAN EL BSC EN EL PERU

NESTLE – PERÚ

Aplicó un balance scorcard en sus instalaciones de Perú.se planteó el Objetivo de Fabricar y comercializar sus productos de forma que se cree valor sostenible a largo plazo para accionistas, empleados, consumidores, socios comerciales y las economías nacionales en las que opera la Empresa. que comprende:
* Comprender a los consumidores mejor que los competidores.
* Maximizar la producción de bienes al tiempo que minimizamos el consumo de recursos y a su vez reducimos los desechos y las emisiones.
* Mejorar de forma constante el rendimiento anual mediante el Modelo Nestlé»: crecimiento orgánico anual de entre el 5% y el 6%, combinado con un aumento anual sostenido del margen de benefi cios (EBIT).
* Desarrollar el potencial de los trabajadores en un lugar de trabajo seguro y justo en el que se los escuche, respete y valore.

NOTARIA PÚBLICA BERROSPI POLO

Esta empresa peruana aplica balance scorcard siendo sus objetivos estrategicos la mejora de la productividad, y entre sus indicadores el servicio, tiempo de atención

BENEFICIOS GENERADOS

·         Reducción de timpos de procesamiento.

·         Mayor grado de satisfacción de nuestros clientes y empleados.

·         Empleados más motivados

·         mayor numero de servicios desarrollados por área, y consultas efectuadas.

 

LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN Y LAS ORGANIZACIONES

SISTEMAS DE INFORMACIÓN

Conjunto integrado de procesos desarrollados en un entorno usuario-computador que operan en un conjunto de datos estructurado (B.D.) de una organización recopilan, procesan y distribuyen selectivamente la información necesaria para la operatibilidad habitual de la organización y las actividades propias de la misma.

CLASIFICACIÓN DE LOS SI

Desde un punto de vista empresarial, los SI pueden clasificarse en:

• Sistema de procesamiento de transacciones (TPS).- Gestiona la información referente a las transacciones producidas en una empresa u organización.
• Sistemas de información gerencial (MIS).- Orientados a solucionar problemas empresariales en general.
• Sistemas de soporte a decisiones (DSS).- Herramienta para realizar el análisis de las diferentes variables de negocio con la finalidad de apoyar el proceso de toma de decisiones.
• Sistemas de información ejecutiva (EIS).- Herramienta orientada a usuarios de nivel gerencial, que permite monitorizar el estado de las variables de un área o unidad de la empresa a partir de información interna y externa a la misma.
• Sistemas de automatización de oficinas (OAS).- Aplicaciones destinadas a ayudar al trabajo diario del administrativo de una empresa u organización.
• Sistema experto (SE).- Emulan el comportamiento de un experto en un dominio concreto.
• Sistema Planificación de Recursos (ERP).- Integran la información y los procesos de una organización en un solo sistema.

Estos sistemas de información no surgieron simultáneamente en el mercado; los primeros en aparecer fueron los TPS, en la década de los 60, y los últimos fueron los SE, que alcanzaron su auge en los 90 (aunque estos últimos tuvieron una tímida aparición en los 70 que no cuajó, ya que la tecnología no estaba suficientemente desarrollada).

COMPONENTES DE LOS SI

Hardware: Hardware es la computadora en la que opera el SIG. Actualmente, un SIG corre en un amplio rango de tipos de hardware, desde servers de computadoras centralizados hasta computadoras desktop utilizadas en configuraciones individuales o de red.Un organización requiere de hardware suficientemente específico para cumplir las necesidades de la aplicación.

Algunas cosas a considerar incluyen : velocidad, costo, soporte, administración, escalabilidad y seguridad.

Software: El software de SIG provee las funciones y herramientas necesarias para almacenar, analizar y mostrar información geográfica. Los componentes clave del software son:· un sistema de manejo de base de datos (SMBD)· herramientas para el ingreso y manipulación de información geográfica· herramientas de soporte para consultas, análisis y visualización geográficos· una interfase gráfica del usuario (IGU) para fácil acceso a herramientasEn los últimos cinco años, la elección de software no ha sido difícil, dado que quedan unos pocos vendedores principales, y todos los productos son razonablemente fáciles de utilizar y pueden hacer uso de datos estructurados en muchos formatos distintos.

Datos: El componente más importante de un SIG son los datos. Primero y principal...se requiere de buenos datos de base. Lograr esto frecuentemente absorberá el 60-80% del presupuesto de implementación de un SIG. Asimismo, recolectar buenos datos de base es un proceso largo, que frecuentemente demora el desarrollo de productos que pueden utilizarse para justificar la inversión. Un compromiso a un alto nivel es indispensable para llevar la implementación de un SIG a través de esta fase. Los datos geográficos y los datos tabulares relacionados pueden obtenerse por relevamiento propio o adquirirse de un proveedor comercial de datos. La mayoría de los SIG emplean un SMBD para crear y mantener una base de datos para ayudar a organizar y manejar los datos.

Personal: La tecnología de SIG es de valor limitado sin la gente que maneja el sistema y para desarrollar planes para aplicarlo. Frecuentemente subestimado, sin gente, los datos se desactualizan y se manejan equivocadamente. El hardware no se utiliza en todo su potencial y el software se mantiene "misterioso".Los usuarios de SIG varían desde especialistas técnicos, que diseñan y mantienen el sistema, hasta aquellos que lo utilizan para ayudar a realizar sus tareas diarias.

Métodos: Un SIG exitoso opera de acuerdo a un plan bien diseñado y reglas de la actividad, que son los modelos y prácticas operativas únicas a cada organización.

Tipos y Usos de los Sistemas de Información

Durante los próximos años, los Sistemas de Información cumplirán tres objetivos básicos dentro de las organizaciones:

1.    Automatización de procesos operativos.

2.    Proporcionar información que sirva de apoyo al proceso de toma de decisiones.

1.    Lograr ventajas competitivas a través de su implantación y uso.

Los Sistemas de Información que logran la automatización de procesos operativos dentro de una organización, son llamados frecuentemente Sistemas Transaccionales, ya que su función primordial consiste en procesar transacciones tales como pagos, cobros, pólizas, entradas, salidas, etc. Por otra parte, los Sistemas de Información que apoyan el proceso de toma de decisiones son los Sistemas de Soporte a la Toma de Decisiones, Sistemas para la Toma de Decisión de Grupo, Sistemas Expertos de Soporte a la Toma de Decisiones y Sistema de Información para Ejecutivos. El tercer tipo de sistema, de acuerdo con su uso u objetivos que cumplen, es el de los Sistemas Estratégicos, los cuales se desarrollan en las organizaciones con el fin de lograr ventajas competitivas, a través del uso de la tecnología de información.

Los tipos y usos de los Sistemas de Información se muestran en la figura.

Ejemplos de DSS.

·         Microstrategy, http://www.microstrategy.com/

·         Cognos, http://www.cognos.com/

·         SSD-AAPP http://www.csi.map.es/csi/ssd.htm

 

ENTERPRISE RESOURCE PLANNING (ERP)

Un ERP es un sistema de información integral que incorpora los procesos operativos y de negocio. El propósito fundamental de un ERP es otorgar apoyo a los clientes del negocio, tiempos rápidos de respuesta a sus problemas así como un eficiente manejo de información que permita la toma oportuna de decisiones y disminución de los costos totales de operación.

Características :

• Integrales:

Porque permiten controlar los diferentes procesos de la compañía entendiendo que todos los departamentos de una empresa se relacionan entre sí, es decir, que el resultado de un proceso es punto de inicio del siguiente. Por ejemplo, en una compañía, el que un cliente haga un pedido representa que se cree una orden de venta que desencadena el proceso de producción, de control de inventarios, de planeación de distribución del producto, cobranza, y por supuesto sus respectivos movimientos contables.

• Modulares:

Los ERP entienden que una empresa es un conjunto de departamentos que se encuentran interrelacionados por la información que comparten y que se genera a partir de sus procesos. Una ventaja de los ERP, tanto económica como técnicamente es que la funcionalidad se encuentra dividida en módulos, los cuales pueden instalarse de acuerdo con los requerimientos del cliente. Ejemplo: Ventas, Materiales, Finanzas, Control de Almacén, etc.

• Adaptables:

Los ERP están creados para adaptarse a la idiosincrasia de cada empresa. Esto se logra por medio de la configuración o parametrización de los procesos de acuerdo con las salidas que se necesiten de cada uno. Por ejemplo, para controlar inventarios, es posible que una empresa necesite manejar la partición de lotes pero otra empresa no.

EMPRESAS QUE UTILIZAN ERP

CERPER S.A.

Desarrollar un sistema integrado de gestión que le permitiera manejar eficientemente todos sus procesos internos y fortalecer la relación con sus clientes, simplificando papeleos y controlando el cumplimiento de las metas.

BENEFICIOS

SAP Business One es una solución integral que cuenta con herramientas que han permitido a Cerper administrar la emisión de órdenes de servicio y órdenes de cotizaciones. “Ahora se supervisan las instrucciones al laboratorio que es donde se registraba el mayor flujo de papeles antes de SAP Business One .

• Se puede acceder a información en tiempo real de las emisiones de facturas, las cuentas por cobrar y el costo de planillas”.

• Un hecho relevante también es que gracias a la implementación de esta solución podemos elaborar balances en línea, cuentas por cobrar en iempo real, órdenes de servicio y órdenes de trabajo. Esto nos genera un ahorro de tiempo del 40% en comparación al año anterior y nos permite una mejor toma de decisiones”.

SUPERMERCADOS PERUANOS S.A. (SAP)

Supermercados Peruanos es una empresa, que como su nombre lo dice, peruana, que fue fundada el 1ro de junio del año 1979 con el nombre de Promociones Camino Real S.A.

A inicios del año 2003, la empresa holandesa decidió vender sus operaciones en Sudamérica, es por esto que suscribió un contrato de Compra-Venta de las acciones representativas del capital social de Supermercados Peruanos S.A. con el grupo Interbank (Banco Internacional del Perú S.A.A.- Interbank e Interseguro CompañÍa de Vida S.A.) y Compass Capital Partners Corp.

INVERSION
Capital: $6 Millones de Dolares en adquiscion de Licencias e Implementacion.
Tiempo: Se estima que la recuperación de la inversión se logre en un plazo de dos a tres años.

BENEFICIOS

Monitoreo de los márgenes

Una buena visión de los costos de los stocks en comparación con los precios de venta seguramente siginificará mejores márgenes.

Mejor facturación por cliente

Informes más precisos de los stocks en los almacenes podrán ayudar a identificar productos erróneamente almacenados y otros problemas que llevan a una facturación reducida.

Ahorro de mano de obra

Sistemas de distribución más precisos pueden reducir devoluciones, permitiendo la contratación de una menor cantidad de operarios responsables en esta área.

Optimización del stock

Un perfeccionamiento en el inventario podrá acelerar la rotación del stock o permitir que la empresa comercialice un mayor número de líneas de productos.